Office 365 und Teams

Mit den Produkten in den Office-365 Plänen stehen Organisationen ganz neue Möglichkeiten zur Verfügung. Wichtig ist es, zu erkennen, dass es sich nicht nur um neue Versionen von Word, Excel und Outlook handelt. 
Der Einfluss auf die Arbeitsweisen verändert sich mit Teams, Sharepoint, OneDrive und Co gravierend. Gerade hier können ganz neue Potentiale genutzt werde. Dazu muss die Einführung der Applikationen anders als bisher gestaltet werden. Kulturelle Aspekte gehören ebenso berücksichtigt, wie Anpassungen auf die Selbstorganisation von Teams und Einzelpersonen. 

Microsoft 365, cas_data GmbH, Castrop-Rauxel

Einführung

Die Wirkung von Office-365 auf den Effizienzgewinn Ihrer Organisation ist immens. Doch dazu bedarf es einer durchdachten Strategie bei der Einführung. Mit unserer Erfahrung und begleiten wir Sie.

Microsoft 365, cas_data GmbH, Castrop-Rauxel

Teams Workshops

Teams ist nicht nur Videokonferenz, sondern der zentrale Ort für die Zusammenarbeit. Genauer betrachtet ist es ein Rahmen, in dem Sie Inhalte und Abläufe gestalten. Dazu gesellen sich etliche Tools. Wir coachen Sie, damit Sie den maximalen Nutzen daraus ziehen können.

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Scharepoint, OneDrive und Co

Sharepoint, Onedrive, Planner, Telefonie, sind nur einige Teile der Office-Familie. In modularen Workshops versetzen wir Ihr Team in die Lage, effizient mit diesen Tools umzugehen.

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Telefonie

Endlich den Bruch zwischen Festnetztelefonie und Mobilfunk beheben. Das versprechen auch andere Cloud-Telefonanlagen. Aber direkt, und mit einer Lizenz in Ihre Office-Produkte eingebunden, geht nur mit Teams.

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Compliance mit Office 365

Mit der Einführung von Produkten aus dem 365-Portfolio von Microsoft stellen sich Ihnen datenschutzrechtlich viele Fragen. Um die Risiken zu beleuchten und den Einsatz compliant zu gestalten, beraten wir Sie in einem mehrstufigen Projekt.

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Teams Support

Sowohl nach der Startphase als auch bei immer wieder anstehenden Updates ist es für Sie wichtig, aktuelles Wissen in Ihr Team zu bekommen. Dafür haben wir ein Instrumentarium geschaffen, wie innerhalb von Teams Fragen an uns adressiert und Neuerungen kommuniziert werden.

Aktuelles aus unserem 365-Blog

Unsere Beratungsleistungen

Einführung von Microsoft Teams

Wurde bisher von der Unternehmensleitung oder der IT-Abteilung entschieden, eine neue Office Version einzusetzen, so wurde dieser schlicht installiert und gegebenenfalls von Schulungen begleitet.
Klassisches Top-Down und fertig.

Mit Microsoft Teams haben wir erstmals ein Produkt, das einen Bottom-Up Ansatz verfolgt. Unsere Erfahrung ist, dass eine Einführung von Microsoft Teams nach dem zuvor beschriebenen Vorgehen zum Scheitern verurteilt ist.

Microsoft Teams benötigt ein anderes Mindset um in ihrem Unternehmen wirksam zu werden. Anwenderinnen und Anwender benötigen für den effizienten Einsatz der Werkzeuge, die in der Office 365 Produktfamilie mitgeliefert werden, eine andere Haltung zur Lösung ihrer täglichen Probleme. Mit Teams und den Werkzeugen werden Mitarbeitende in die Lage versetzt, Abläufe, die nicht durch zentrale Großsysteme abgedeckt werden, selbst zu gestalten. Hier liegt die Umkehrung darin, dass nicht mehr Lösungen vorgegeben werden, sondern im Miteinander der einzelnen Arbeitsplätze eine neue Art von Teamwork entsteht.

Aus unserer Erfahrung geht so mit der Einführung von Microsoft Teams ein zentraler kultureller Wechsel vonstatten. Dieser Wechsel muss als ernstzunehmender Change begleitet werden. Nur so heben sie als Unternehmen einen echten Mehrwert aus den neuen Office-Produkten.

Für unsere Kunden haben wir eine Systematik ich erarbeitet, wie eine Einführung von Microsoft Teams erfolgreich verläuft.

Idealerweise bereiten wir die Geschäftsleitung in einem Workshop auf die nachfolgende Systematik vor Punkt daraus bildet sich ein Projektteam, welches einen weiteren Workshop für die Führungskräfte vorbereitet. Es schließt sich eine Pilotphase mit einigen kleinen Teams an. Nachdem diese ersten Erfahrungen gesammelt haben, folgt ein eine KickOff-Veranstaltung für das gesamte Unternehmen. Der Rollout von Teams wird in der nachfolgenden Grafik dargestellt.

Teams Workshops

Die Inhalte unserer Workshops zum Thema Microsoft Teams gestalten wir je nach Bedarf. Zur Auswahl stehen folgende Themenschwerpunkte:

  • Entscheider-Workshop für die grundlegende Vorstellung von Teams für die Geschäftsleitung
  • Führungskräfte für die Vorbereitung auf den kulturellen Wechsel der Selbstorganisation von Mitarbeitenden
  • Pionier-Teams um technische Funktionalität mit den Besonderheiten eines Unternehmens zusammenzuführen. Die Teilnehmer begleiten anschließend die Einführung mit unterschiedlichen Schwerpunkten mit.
  • Pilot-Teams um erste Erfahrungen von kleineren Optimierungen in Abläufen und Zusammenarbeit (gerne abteilungsübergreifend) zu machen.
  • Onboarding für dem regulären Rollout von Teams im Unternehmen.
  • Jump-Start um Tool-affinen Mitarbeitenden einen schnellen Einstieg zu ermöglichen.

Alle Workshops können mit unterschiedlichen Perspektiven ergänzt werden. So kulturelle, wissensbasierende oder prozessuale Aspekte fokussiert werden.

Sharepoint, Planner, Onedrive, Onenote und Co.

Jenseits von Word, Excel, Outlook und Powerpoint hat sich ein ganzes Ökosystem von Applikationen entwickelt.

Doch wie vermeide ich einen Tool-Terror, sondern hebe echte Mehrwerte aus der Anwendung? Es ist wichtig, die Zusammenhänge zwischen den Applikationen transparent zu machen und die Handhabung effizient zu gestalten.

Hierfür haben wir eine ganze Serie kurzer Schulungen entwickelt, in denen Handhabung und Mehrwert einzelner Applikationen vermittelt werden. Durch das Zusammenspiel mit Teams und weiteren Applikationen, haben diese Schulungen immer auch eine positive Auswirkung auf die prozessualen Aspekte der Zusammenarbeit. 

Telefonie

HomeOffice und vergessen das Telefon umzustellen?
Ihr Computer ist noch nicht an und Sie sind deswegen noch nicht erreichbar?
Sie können nicht zu anderen Mitarbeitenden verbinden, da Sie nicht wissen, ob diese gerade frei sind?

Das wird mit dem Einsatz von Teams als Telefonie-Lösung alles Vergangenheit. Ihre telefonische Erreichbarkeit definieren Sie nun selbst. Egal ob im Büro, mit einem Notebook im HomeOffice oder unterwegs mit dem Smartphone.

Mit der Teams-Telefonie stehen Ihnen ungeahnte neue Möglichkeiten im Routing von eingehenden Anrufen zur Verfügung. 

 

Compliance: Datenschutz bei Microsoft 365-Produkten

Ist der Einsatz von 365-Produkten datenschutzkonform? 

Das ist eine der meist diskutierten Fragen unter Datenschutzbeauftragten. Und ganz ehrlich:
Die Frage lässt sich nicht eindeutig beantworten. Die Antwort liegt in ganz vielen kleinen Details versteckt, welche, je nach Einsatz, einzeln betrachtet und bewertet werden müssen.

Um für unsere Kunden Klarheit zu schaffen, gehen wir das Problem auf mehreren Ebenen an:

  • Vertraglicher Rahmen mit Microsoft
  • Analyse jeder einzelnen eingesetzten Applikation aus dem 365-Portfolio
  • Bewertung aus datenschutzrechtlicher Perspektive
  • Empfehlungen für die Konfigurationsmöglichkeiten
  • Zusammenfassung
  • bei Bedarf Mitwirkung an einer Datenschutzfolgenabschätzung.

Aufgrund unterschiedlicher Kompetenzen in unserem Beratungsteam decken wir sowohl die technischen, als auch die datenschutzrechtlichen Aspekte in der Ausarbeitung eines Datenschutzkonzeptes für Microsoft 365 / Office 365 ab. Dazu kennen wir die Produkte im betrieblichen Einsatz und geben Empfehlungen zur Minderung von Risiken.

Basis der Betrachtung ist die Liste der zukünftig in Ihrem Unternehmen eingesetzten Applikationen. Für jede einzelne Applikation findet eine Analyse hinsichtlich der behandelten systemseitigen Daten und der existierenden Schnittstellen statt. Ebenfalls werden je Applikation die aktuellen vertraglichen Gestaltungsmöglichkeiten mit Microsoft analysiert.

Aus diesen Informationen wird für jede Applikation eine Bewertung erstellt und anschließend in einem Ampelsystem verdichtet. Mit einer Konfigurationsempfehlung erhalten Sie Anleitungen für die Minderung von Datenschutzrisiken. Sowohl die IT-Techniker, als auch die datenschutzverantwortliche Person erhalten somit klare Entscheidungsgrundlagen.

In einer Zusammenfassung werden die Ergebnisse aller Applikationen vereint und für das Management verständlich aufbereitet. Das Projekt wird mit einer Ergebnispräsentation abgeschlossen.

Unser Leistungspaket umfasst:

  • Je Applikation eine Analyse der
    • systembedingten Daten,
    • Schnittstellen und
    • vertraglichen Gestaltungsmöglichkeiten.
  • Je Applikation eine Bewertung mit
    • Ampelsystem,
    • datenschutzrechtlichen Risiken und
    • Konfigurationsempfehlungen.
  • Zusammenfassung aller Applikationen als Management-Summary.
  • Präsentation der Ergebnisse.

Support

Nach der Einführung benötigen Ihre Mitarbeitenden einen Sparringspartner, der die Vertiefung des Wissens begleitet. Auch für technische und organisatorische Fragen wird ein Ansprechpartner benötigt.

Dafür haben wir Lösungen, die innerhalb Ihrer Microsoft-Teams-Installation funktionieren und Sie schnell und unkompliziert kompetente Hilfe bekommen. Ebenfalls helfen wir Ihnen, das erworbene Wissen stets aktuell zu halten. Dies ist bei dem von Microsoft betriebenen Evergreen-Ansatz mit ständig einfließenden Updates und Verbesserungen wichtig.

Wie kann ich Ihnen helfen?

Karsten Zygowski,